Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: 25. Mai 2026
1. Präambel
Neston („der Dienst") ist ein intelligenter E-Mail-Assistent, der in Microsoft Outlook integriert ist. Die vorliegende Erklärung beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden und schützen.
2. Verantwortlicher für die Verarbeitung und DPO
Der Herausgeber von Neston (administrative Angaben in Fertigstellung — siehe Impressum) ist der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer Daten.
Datenschutzbeauftragter (DPO): Yvan Bosser — contact@neston.fr
3. Erhobene Daten
3.1 Vom Nutzer bereitgestellte Daten
- Microsoft-365-Identität: Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, Microsoft-Graph-Kennung
- Präferenzen: Schreibstil, Signatur, Standardpriorität, Ordner für Anhänge
3.2 Über Microsoft Graph erhobene Daten (mit Ihrer OAuth-Einwilligung)
- Empfangene E-Mails: Betreff, Text, Absender, Empfänger, Datum, Anhänge
- Gesendete E-Mails: Betreff, Text, Empfänger, Datum (zum Anlernen des Schreibstils)
- Outlook-Kontakte: für die Autovervollständigung von An/Cc
3.3 Technische Daten
- Nutzungsprotokolle: Zeitstempel, API-Endpunkt, Ausführungsdauer, User-Agent
- Metriken: Erzeugungsvolumen, Zufriedenheit (Versand vs. Bearbeitung)
- Session-Cookies: 1 HttpOnly-Cookie, Dauer 7 Tage, Zweck Authentifizierung
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Erzeugung von auf den Stil angepassten E-Mails | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) | Nutzungsdauer |
| Lernen des Profils jedes Kontakts | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) | 12 Monate nach letztem Austausch |
| Erkennung von Fristen und Wiedervorlagen | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) | 12 Monate nach Erkennung |
| Sicherheit und Missbrauchsprävention | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | 6 Monate (Logs) |
| Leistungsmessung und Verbesserung | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | 12 Monate |
| Rechnungsstellung (künftige kostenpflichtige Phase) | Gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c) | 10 Jahre (Handelsgesetzbuch) |
5. Unterauftragsverarbeiter und Empfänger
Zur Bereitstellung des Dienstes übermitteln wir bestimmte Daten an Dienstleister, die vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet sind:
| Unterauftragsverarbeiter | Rolle | Standort |
|---|---|---|
| OVH | Hosting der Infrastruktur | Frankreich (Gravelines) |
| Microsoft Corporation | OAuth-Authentifizierung + Graph-Zugriff auf Postfächer | EU bei M365-Tenant EU, sonst USA (Standardvertragsklauseln) |
| Anthropic, PBC | Claude-API zur Erzeugung von Antworten | USA (EU-Standardvertragsklauseln) |
| Sentry | Fehlererkennung (ohne PII) | EU |
| UptimeRobot | Verfügbarkeitsüberwachung (einfaches HTTP) | USA |
Wichtig: Bei jeder Antworterzeugung wird der Inhalt der E-Mail, auf die Sie antworten, zur Verarbeitung an die Anthropic-Claude-API übertragen (abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln nach Schrems II). Diese Übermittlung ist für die Erbringung des Dienstes zwingend erforderlich.
6. Ihre DSGVO-Rechte
Gemäß DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- Auskunftsrecht (Art. 15): Erhalt einer Kopie aller Ihrer Daten
- Recht auf Berichtigung (Art. 16): Korrektur unrichtiger Daten
- Recht auf Löschung (Art. 17): vollständige Löschung Ihres Kontos
- Recht auf Einschränkung (Art. 18): vorübergehende Aussetzung der Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): Erhalt Ihrer Daten im JSON-Format
- Widerspruchsrecht (Art. 21): Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung
- Recht auf Widerruf der Einwilligung: jederzeit, ohne Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung
Ausübungsmodalitäten: E-Mail an contact@neston.fr mit einer Kopie eines Ausweisdokuments. Antwort innerhalb von maximal 30 Tagen.
Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde: Sollten Sie der Ansicht sein, dass Ihre Rechte nicht gewahrt werden, können Sie Beschwerde bei der CNIL (französische Datenschutzbehörde) einlegen. Nutzer in Deutschland können sich zusätzlich an die für ihr Bundesland zuständige Landesdatenschutzbehörde wenden.
7. Sicherheit
- Verschlüsselung während der Übertragung: HTTPS (TLS 1.2+) mit HSTS
- Verschlüsselung im Ruhezustand: Authentifizierungstokens verschlüsselt in AES-128-CBC (Fernet)
- Souveränes Hosting: OVH-Server in Frankreich (Gravelines)
- Multi-Tenant-Isolation: jeder Nutzer verfügt über einen isolierten Bereich
- Überwachung: Sentry (ohne PII), UptimeRobot, fail2ban
- Backups: tägliche, verschlüsselte Sicherungen
- Benachrichtigungen: bei einer Datenpanne erfolgt die Meldung an die CNIL und die Nutzer innerhalb von 72 Stunden gemäß Art. 33 DSGVO
8. Aufbewahrungsfristen
- Inhaltsdaten (E-Mails, Profile, Fristen): solange Sie den Dienst nutzen, automatische Löschung nach 12 Monaten Inaktivität
- Technische Daten (Logs, Metriken): 6 bis 12 Monate
- Rechnungsdaten (kostenpflichtige Phase): 10 Jahre (buchhalterische Pflicht)
- Kontolöschung: vollständige Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Ihrer Anfrage
9. Cookies
Neston verwendet nur ein einziges, technisch zwingend erforderliches Cookie: das Session-Cookie (HttpOnly, Secure, SameSite=Lax, Dauer 7 Tage). Keine Werbe-Cookies, keine Drittanbieter-Analyse-Cookies, kein Tracking. Ein Einwilligungsbanner ist nach Art. 82 des französischen Datenschutzgesetzes nicht erforderlich.
10. Minderjährige
Der Dienst richtet sich ausschließlich an Personen ab 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen.
11. Internationale Datenübermittlungen
Wie in Abschnitt 5 dargestellt, befinden sich einige Unterauftragsverarbeiter in den Vereinigten Staaten. Jede Übermittlung außerhalb der EU wird durch Standardvertragsklauseln abgesichert, die von der Europäischen Kommission validiert wurden (Post-Schrems-II, Beschluss 2021/914), und ist auf die unbedingt erforderlichen Daten beschränkt.
12. Änderungen
Wir können diese Erklärung fortentwickeln. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter dieser Adresse abrufbar. Wesentliche Änderungen werden Ihnen per E-Mail mitgeteilt.
13. Kontakt
Für alle Fragen zu dieser Erklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte:
- E-Mail: contact@neston.fr
- DPO: Yvan Bosser